在处处讲究节约、节能的今天，打印、复印等文档输出的消耗是办公成本中未经审核的最后“堡垒”，如何进行成本控制和预算管理，文印环节往往成为被日常管理遗忘的角落。

　　在人们的传统观念中，打印机只是一个办公终端，与电话、传真机一起相提并论。许多时候，打印、复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门，相对于服务器、网络、存储、ERP等来说，文印在企业内部不大受重视，很少得到系统性的规划。更多时候，人们往往只看到购买打印机的费用，而忽略了打印耗材、维修费用、人力成本的费用。这一部分费用该如何节省？

　　从卖设备到卖服务

　　打印外包服务的出现，为节约打印支出提供了新的思路。富士施乐、惠普、立思辰都推出了文件外包管理服务。富士施乐的打印外包服务起步较早，从2005年就开始在国内推广。以精益六西格玛理论为基础，通过科学、合理的方法，对企业的打印机、复印机、传真机等办公输出设备进行考察、评估和分析，然后对这些设备进行合理的移除、配置、更新，帮助企业有效地管理这些设备以及文件制作流程，从而增加设备的利用率，大大减轻企业的行政负担，节省办公成本。

　　打印巨头惠普也不落人后，它标榜提供的打印外包服务不是简单的设备外包或租赁的形式，而是全面文印管理服务，即从优化打印架构、管理打印环境、改善业务流程三个方面帮助企业客户不断降低总体办公成本的同时大大提升整体办公效率。对此，惠普提出了“平衡部署，全面管理”的策略，该策略由4大板块组成：高效率与低成本的平衡、可靠性与灵活性、顾问式打印管理服务、全方位流程管理。

　　近日，东芝也发布了全新TIDS战略，宣布整合文件服务将成今后推广重点，通过为客户提供咨询服务、财务采购服务、转换实施服务、持续优化服务、绿色环保服务等5项服务，结合东芝的远程设备管理、文件输出管理、信息安全管理、用户管理和文档管理等5项解决方案为客户服务。

　　在打印输出行业，一时间卖服务成为比卖设备更热门的话题。

　　我国只有5%的企业实行打印外包

　　有关数据显示，在国外85%的企业都把文印业务外包，而我国目前只有5%的企业把文印业务外包。从数据来看，我国市场就是一块待开采的矿井；但目前看来，要吃到这块馅饼并不是那么容易的事情。

　　我国市场目前总体还处于起步阶段，很多用户还不了解打印外包服务。要让所有用户都认知并接受文印外包还需要一个过程。其实这也是个观念问题，毕竟文印设备和文件流程的管理涉及很多部门很多层面，包括采购习惯、设备的使用习惯、甚至是付费模式。如何让用户接受打印服务的理念和价值，成为摆在打印外包服务提供商面前最重要的问题。对打印成本的忽视、传统的打印观念和企业负责人的认识局限是影响打印管理服务应用的一个障碍，而打印外包作为新生事物，也需要企业有一个认识的过程，当然也需要成功案例的示范作用。

　　“是否采用打印服务外包方式，是一个消费观念的问题。目前，本土企业中采用TIDS或传统MPS这种服务的比例很小；但现在这种状况在改变。例如，我们以前认为国家图书馆这样的机构很难接受这样的观念，但实际上现在国家图书馆已经在采用我们的服务了。” 东芝泰格大客户开发统括服务部经理蒋建荣说。

　　目前我国企业中实施打印外包服务的企业，一般都具备以下条件：一是对打印要求很高，打印量大；二是企业的财务部门对这块成本很重视；三是管理严谨；四是成本意识强。

　　政采市场潜力巨大

　　“目前，富士施乐在政府行业还没有打印外包服务的成功案例。”富士施乐的相关负责人表示。

　　“东芝的TIDS目前的客户以外资企业为主。”东芝泰格大客户开发统括服务部经理蒋建荣也表示。

　　这表明，在政府采购市场，打印外包还没有得到广泛的认可。

　　一位中央级采购机构负责人表示：“我们不是没有考虑过打印外包。但是，一方面是预算难以制定，另一方面是涉及资产管理的问题。再者，信息安全能否得到保障，也是我们关注的重点。”

　　政府采购市场的特殊性使得打印外包尚未能在这个市场大展拳脚，但已经有部分采购单位试水这种新型的服务模式。

　　北京市门头沟地税局就已经率先采用立思辰的打印外包服务。门头沟地税局全局原有103台打印机和15台复印机，因部门业务类型的不同，文印设备使用效率不均、故障发生率高、运行维护成本持续增高。经过现场调研及可行性分析，立思辰为门头沟区地税局提供了专业的办公文印系统整合优化设计方案，停用原有分散在各部门的使用效率低下、运行成本高的103台打印机和15台复印机，重新部署12台功能强、效率高的多功能一体机，按需求和用量分别安置在各部门。同时，为每台多功能一体机安装文件输出管理计费系统，可以凭借本人考勤卡在全局任意一台一体机上取出打印件，大大提高了机器的使用率，并能准确地测算成本，以及提高安全性和保密性。初步测算，每年可降低打印、复印成本费用10%～20%。

　　打印外包的高效节约与政府节约办公的要求不谋而合，从这个意义上来说，打印外包应当有机会在政府采购市场大展拳脚。“在新加坡、欧洲和美国，政府是我们打印外包服务的最大客户。”富士施乐相关负责人表示。这也让人对打印外包服务在我国政府采购市场的发展多了一份期待。