政府采购市场是打印机产品的重要细分子市场。作为中央预算单位批量集中采购现行执行的两个品目之一，打印机的采购标准在实际采购中虽起到了一定的积极作用，但仍旧存在一些问题：不同配置的打印机分别对应怎样的政务办公需求？采购打印机时应设置哪些具体的指标参考？

 

　　后期使用费用抵消低价采购效益

 

　　在批量集中采购实施之前，中央预算单位所需的打印机设备主要是通过协议供货形式采购的。据财政部相关官员介绍，协议供货的最大缺点是部分品目价格高于市场，还可能给采购人任意选择高配置机型或化整为零规避公开招标留下空间。

 

　　实行批量集中采购后，中央预算单位不规范的采购行为有了一定程度的改观，并获得了较好的社会效益和经济效益。据中央国家机关政府采购中心统计，2011年前四期打印机批量集中采购，中标价格较市场价格优惠10%左右，较协议供货价格优惠8%左右，但采购价格降低不等于使用成本降低。

 

　　"我们单位今年刚采购的打印机，半年时间所用的耗材都够再买一台新的打印机了！"一位政府工作人员向《政府采购信息报》记者说，"在招标采购时，中标产品的价格低于市场价不少，大家都还挺高兴，可没想到后期使用费用那么高，采购时我们未考虑到耗材的成本。"

 

　　与台式机产品不同的是，打印机并非一次性投入、终身使用的设备。为确保打印机能满足日常工作使用需求，后期需不断投入资金，用于购置墨盒、硒鼓、纸张等耗材。尤其到了使用后期，耗材损耗、维修保养以及连带产生的管理费用，可能会远远超过打印机本身的价值。所以，业内人士建议，在打印机采购时引入"总拥有成本"的概念，即不仅要关注购买产品时付出的成本，围绕产品后期的日常使用、培训、维护等方面的成本都要考虑在内。

 

　　实际上，打印机的使用成本包括两大部分，一是一次性购置打印机的成本，即前期成本；二是打印机的使用成本，即后期成本。随着使用时间的增加，耗材等后期使用成本就成为"总拥有成本"的决定性因素了。

 

　　依据最佳打印方案确定采购数量

 

　　记者在采访中还了解到，部分中央预算单位采购打印机时存在这样的问题：一个办公室有多少张办公桌就配备多少台打印机；黑白打印机即可满足办公需求，却要求采购彩色打印机。虽然采购单位是依据人员编制和办公配备标准确定的采购数量，但"人手一台"对一个办公室或一个采购单位而言，是最佳的打印方案吗？

 

　　一位行业内的技术工程师向《政府采购信息报》记者介绍说："很多采购人并不了解总体打印与成像成本之间的关系。许多用户虽然了解硬件购置和后期使用产生的耗材成本，但对于监控和持续管理、最终用户效率、生命周期管理以及工作流程改进有关的软成本却知之甚少。"

 

　　他认为采购人不应孤立地考虑需要买一台或是两台打印机，而应从整个部门、整个系统的角度考虑采用什么样的文印解决方案，这个方案包括需要的设备、管理设备的软件以及专业人员的服务等，这对降低整体使用成本、提高效益十分有效。

 

　　和电脑一样，在政府办公环境中，打印机通常也是5×8小时甚至是5×24小时无休办公。来自美国能源部的数据显示，仅通过晚上和周末关闭设备就可节省高达66%的打印与成像成本。如果政府用户在进行打印机设备采购时，能更多地从部门架构和人员布局出发，在一定规模的部门中考虑使用高端打印机或是多功能一体机代替多台低端打印机，除了能带来能耗上的大幅降低外，更能带来工作效率和使用效益上的提升。

 

　　所以，打印机的批量集中采购配置标准，不应片面地仅仅规定价格指标，更应从整个采购部门的使用效益上去限定配备数量。

 

　　不同用户配置标准应区别对待

 

　　据中央国家机关政府采购中心的相关工作人员介绍，不同类型用户工作属性的不同，导致其对打印机的需求也不尽相同，如教育用户主要考虑的是价格和使用成本，而税务金融等窗口行业会更多地关注产品的稳定性、安全性和高打印负荷等。同时，IT产品因其自身更新换代快的特点，使得打印机政府采购标准变得更为动态化和复杂化，很难用一个硬性的标准给政府采购划线，但大的趋势是：从基础架构层面把握整体需求，关注总体使用成本，稳定高效、节能环保、保障安全，都应成为打印机批量集中采购配置标准的重点。