对于如何选购OA办公系统的文章，我们已经见到很多。但对于如何用好OA办公系统的讨论，却非常少见。

　　带着这个问题，笔者采访了华天动力OA办公系统的项目总监张明先生，请他以华天动力OA办公系统数千家客户案例为基础，为我们分享一些成功的经验。

　　要想用好OA办公系统，张明为我们总结了5个关键词：产品、实施、制度、管理层、习惯，他对着5个关键词进行了详细的解读：

　　1、 产品

　　要想用好OA办公系统，首先要选好OA办公系统，只有选择了正确的，适合自己的OA办公系统，才能够给使用提供保障。

　　如果系统的稳定性差，那么就会经常掉线，甚至丢失数据，导致使用不畅；如果系统的易用性差，那么使用起来就会很不方便，引起大家的抱怨和反感；如果系统的功能不适用，那么就要经过大量的二次开发，增加实施周期，让人失去耐心和信心；如果系统的开放性差，那么就无法随需应变的升级和拓展，无法满足企业发展的需要。

　　2、 实施

　　有了好的产品，还要有好的实施。一个企业不可能使用OA办公系统的全部功能，必须将自己的常用功能和重点功能挑出来，然后本着先易后难的原则来实施。

　　张明认为，OA办公系统的实施不应该拖得太久，应该先把常用的、简单的功能用起来，让员工感觉到方便，并熟悉这个系统，然后再慢慢启用较为复杂的功能，这样才能够水到渠成的让员工接受，正所谓“一鼓作气，再而衰，三而竭”。

　　另外，OA办公系统和企业原有的管理理念、办公方式可能会产生一些摩擦甚至冲突，还有可能会触及一部分人的利益。这就需要实施者平衡好各方面的关系，平衡好效率和规范的关系。OA办公系统和企业管理之间不是谁服从谁的的问题，而是互相协调、融合、优化的关系。

　　3、 制度

　　系统实施完毕后，需要企业制定相应的管理制度予以保障，这个制度也就是使用OA办公系统的方法、规范和奖惩措施等。

　　对于每一项使用到的功能，制度文件都应该详细介绍其操作方法、使用对象、责任人，对某些功能还要有奖励和惩罚的措施，如流程怎么使用，文件怎么共享，日记怎么考核等，让员工明确的了解系统的使用方式和规范，这个制度既要约束，又要鼓励。

　　张明说，如果企业不知道应该怎么做这个规范，可以向厂商咨询，因为华天动力等一线的OA厂商都有一些通用的模板可以借鉴。

　　4、 管理层

　　有了制度之后，关键在于能否执行到位，而能否执行到位，关键在于管理层的行为。

　　OA办公系统的使用，非常依赖于管理层的带动作用，如果管理层不重视、不好好使用，那么员工就没法用好。

　　虽然OA办公系统提供了开放、扁平化的沟通平台，但如果员工发表的意见、建议和分享总是得不到上级的反馈，那么员工就会心灰意冷，再也不愿意在系统中表达了。虽然OA办公系统提供了便捷的电子化审批方式，但如果领导总是不及时审批，还需要多次打电话催促，那么也会严重打消员工使用系统的积极性。

　　5、 习惯

　　在做好以上四点之后，员工就会养成使用OA办公系统的习惯，从陌生到了解，再到熟悉，再到习惯，那么就可以说员工已经很好的适应了OA办公系统，这时候员工会觉得非常的方便和高兴，OA办公系统也就顺畅的运行起来了。

　　张明说，企业应该通过各种措施，培养员工使用OA办公系统的习惯。这些措施中既有硬性的（包括制度和技术上的约束），也有软性的（包括各种奖励措施），只有软硬结合，才能保障OA办公系统的顺利使用。