和一般的企业及个人用户所面临的办公环境不一样，政府用户的办公环境有自己独特的一面：打印复印需求量大，文件的保密程度高，办公环境相对独立等，如果这些功能全部采用单一机型实现，不仅使空间更加狭小，在售后服务和保密性方面也需要面对更多的风险。

　　而多功能一体机无疑可以在三个方面解决这种困境。首先它能节省空间、提高效率。多功能一体机把多个办公设备的功能集中在一起，减少了占地面积，节省了空间。操作者无须往返于多台设备之间，从而节省操作时间，提高工作效率。同时，购买一体机的成本远远低于购买多台单功能设备的总和，且多种功能共享一套打印耗材，性价比非常高。另外，目前的多功能一体机除了集成打印、复印、扫描、传真等功能之外，还具有一些特殊的功能，如网络、双面、装订等，使产品功能更加丰富。

　　同时，多功能一体机操作简单，能够有效改善办公环境。多个单一功能设备需要安装多个设备驱动，有时设备间还可能出现冲突问题。使用多功能一体机，这一切将迎刃而解，无论是硬件连接还是软件安装都非常方便，且操作更加便捷。同时，多个功能集成，共享数据线和电源线等资源，减少操作步骤的同时，能让桌面更整齐，创造良好的办公环境。

　　多功能一体机能够更好地确保信息安全，便于维护。一个独立的办公系统，需要能在相对封闭的环境里完成打印、接发传真、复印、扫描等工作。在电子政务系统等信息流量大且需要注意保密的工作环境中，用户对信息安全有了更为严格的要求，多功能一体机的特性就可以帮助这类用户增强信息的保密性。另外，当出现故障时，单一设备维修时须面对不同的厂商，逐一解决，浪费了大量时间。