一种“按印付费”的服务模式，开始让用户关注一度被忽略的打印成本，也让打印输出设备企业找到了新的盈利点

 

　　在处处讲究节约、节能的今天，打印、复印等文档输出的消耗是办公成本中未经审核的最后“堡垒”，如何进行成本控制和预算管理，文印环节往往成为被日常管理遗忘的角落。

　　在人们的传统观念中，打印机只是一个办公终端，与电话、传真机一起相提并论。许多时候，打印、复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门，相对于服务器、网络、存储、ERP等来说，文印在企业内部不大受重视，很少得到系统性的规划。更多时候，人们往往只看到购买打印机的费用，而忽略了打印耗材、维修费用、人力成本的费用。这一部分费用该如何节省？

　【现状】：我国只有5%的企业实行打印外包 

 

 　　有关数据显示，在国外85%的企业都把文印业务外包，而我国目前只有5%的企业把文印业务外包。从数据来看，我国市场就是一块待开采的矿井；但目前看来，要吃到这块馅饼并不是那么容易的事情。［详细］
 

　　【原因】：为何我国对打印外包不感冒

　　我国市场目前总体还处于起步阶段，很多用户还不了解打印外包服务。要让所有用户都认知并接受文印外包还需要一个过程。其实这也是个观念问题，毕竟文印设备和文件流程的管理涉及很多部门很多层面，包括采购习惯、设备的使用习惯、甚至是付费模式。如何让用户接受打印服务的理念和价值，成为摆在打印外包服务提供商面前最重要的问题。对打印成本的忽视、传统的打印观念和企业负责人的认识局限是影响打印管理服务应用的一个障碍，而打印外包作为新生事物，也需要企业有一个认识的过程，当然也需要成功案例的示范作用。

　　一位中央级采购机构负责人表示：“我们不是没有考虑过打印外包。但是，一方面是预算难以制定，另一方面是涉及资产管理的问题。再者，信息安全能否得到保障，也是我们关注的重点。”［详细］

　【条件】：什么情况适合实施打印外包服务

　目前我国企业中实施打印外包服务的企业，一般都具备以下条件：一是对打印要求很高，打印量大；二是企业的财务部门对这块成本很重视；三是管理严谨；四是成本意识强。　

　打印外包的高效节约与政府节约办公的要求不谋而合，从这个意义上来说，打印外包应当有机会在政府采购市场大展拳脚。“在新加坡、欧洲和美国，政府是我们打印外包服务的最大客户。”富士施乐相关负责人表示。［详细］
 

　【好处】：为什么选择文件管理外包？

　　1.改善客户在传统采购模式下的管理难题；

　　2.全面接管客户的文件输入输出系统，并予以优化部署；

　　3.必要时通过回购等形式协助客户剥离原有剩余固定资产；

　　4.部署相应的文件管理软件以提高管理效率；

　　5.使客户的文件管理成本清晰可控；

　　6.通常可节省15%～20%的文件输出费用；

　　7.外包后可大大节省客户自身的精力；

　　8.通过减少纸张耗费、减少固体废弃物，提高环保贡献；

　　9.使员工自发地提高环保意识。
 

 【解决】：付费模式与信息安全　

 　　打印外包：按需打印 按张付费

　　打印外包还采用了新型的付费模式--按印付费，即按每月的实际打印量付费，这类似于手机的付费方式，而具体计数方式与用户选取服务内容是相关的。以往计算打印成本，要计算购买打印机的费用，还有打印耗材、维修费用、人力成本这些费用，非常繁琐复杂且难以估计，从而使企业缺乏对打印和复印成本的量化核算。

　　按张收费打印方案则是一套集合了产品、服务、管理等多种功能的打印管理解决系统。其具体方法是：根据每位行业客户的实际情况与切实需求，设计出一对一的打印服务管理流程，有针对性、可选择地提供打印设备、耗材、技术检修等全套服务，对客户的办公输出进行实时管理，有效地预估、控制打印成本，客户只需按打印数量进行付费即可，这使得客户能够明明白白花钱、轻轻松松做事。【详细】

软件系统保障信息安全

　　目前打印外包服务提供商主要从事前、事中、事后三方面来保护信息安全。事前会有一个用户的认证系统，操作人员只有使用特定的经过授权的卡才能进行文印操作。要打印或者扫描文件，电脑必须接入相应的网络当中，网络有相应的安全认证程序。

　　事中，操作人员需要打印的时候，会有被授权的一个范围，比如说有些文件是可以打印的，有些文件的打印需要领导的审批。除了打印之外，在文件流转和扫描的时候，也有一定的审批流程，比如扫描或是传真，只有得到上级的批准才能进行文件的发送和流转，这是在事中的一些控制。

　　在事后，通过相应的文件保存系统，比如可以查到某年某月某日某人所打印的文件、发送的文件，或者扫描的文件，都可以留底，但只有得到非常高的授权才能够获取这些文件。从事前、事中、事后这三方面来保障信息安全，能够最大限度地解决用户在信息安全方面的后顾之忧。对于保密性的问题，不少打印外包服务提供商都会跟客户签一个保密协议，违反协议的将会被追究相应的法律责任。【详细】

　【企业】：从卖设备到卖服务 看好打印外包这个市场　

　　打印外包服务的出现，为节约打印支出提供了新的思路。富士施乐、惠普、立思辰都推出了文件外包管理服务。富士施乐的打印外包服务起步较早，从2005年就开始在国内推广。以精益六西格玛理论为基础，通过科学、合理的方法，对企业的打印机、复印机、传真机等办公输出设备进行考察、评估和分析，然后对这些设备进行合理的移除、配置、更新，帮助企业有效地管理这些设备以及文件制作流程，从而增加设备的利用率，大大减轻企业的行政负担，节省办公成本。

　　打印巨头惠普也不落人后，它标榜提供的打印外包服务不是简单的设备外包或租赁的形式，而是全面文印管理服务，即从优化打印架构、管理打印环境、改善业务流程三个方面帮助企业客户不断降低总体办公成本的同时大大提升整体办公效率。对此，惠普提出了“平衡部署，全面管理”的策略，该策略由4大板块组成：高效率与低成本的平衡、可靠性与灵活性、顾问式打印管理服务、全方位流程管理。

　　近日，东芝也发布了全新TIDS战略，宣布整合文件服务将成今后推广重点，通过为客户提供咨询服务、财务采购服务、转换实施服务、持续优化服务、绿色环保服务等5项服务，结合东芝的远程设备管理、文件输出管理、信息安全管理、用户管理和文档管理等5项解决方案为客户服务。

　　在打印输出行业，一时间卖服务成为比卖设备更热门的话题。

　　“目前，富士施乐在政府行业还没有打印外包服务的成功案例。”富士施乐的相关负责人表示。

　　“东芝的TIDS目前的客户以外资企业为主。”东芝泰格大客户开发统括服务部经理蒋建荣也表示。［详细］
 

　【案例】：已经有部分采购单位试水

　　政府采购市场的特殊性使得打印外包尚未能在这个市场大展拳脚，但已经有部分采购单位试水这种新型的服务模式。

　　北京市门头沟地税局就已经率先采用立思辰的打印外包服务。门头沟地税局全局原有103台打印机和15台复印机，因部门业务类型的不同，文印设备使用效率不均、故障发生率高、运行维护成本持续增高。经过现场调研及可行性分析，立思辰为门头沟区地税局提供了专业的办公文印系统整合优化设计方案，停用原有分散在各部门的使用效率低下、运行成本高的103台打印机和15台复印机，重新部署12台功能强、效率高的多功能一体机，按需求和用量分别安置在各部门。同时，为每台多功能一体机安装文件输出管理计费系统，可以凭借本人考勤卡在全局任意一台一体机上取出打印件，大大提高了机器的使用率，并能准确地测算成本，以及提高安全性和保密性。初步测算，每年可降低打印、复印成本费用10%～20%。［详细］

　　作为青岛四方庞巴迪铁路运输设备有限公司IT部门负责人，徐立华以前常常会被打印的问题所困扰。四方庞巴迪的打印量很大，对文印的要求很高，以前都是自己采购打印设备和耗材，自己管理维护。但在购买墨盒等产品时，便会经常面对假冒产品，还会因为对打印预期估计不准而造成浪费。更让徐立华头疼的是打印设备的日常维护问题。打印设备和PC、服务器不一样，PC和服务器的故障往往是一次性发现一次性解决，而打印设备多是顽固性的问题。据IDC统计，IT部门有15%的时间用在解决打印相关的问题上面。“由于设备跟责任是分开的，出现问题的时候，服务商往往想使用最低的代价解决问题，这样做维护的时候很难一次性把问题解决。”【详细】

获得节能认证和进入节能清单不能划等号