原标题：实效与安全 两大因素影响文印外包服务政采进程

　　政府在采购打印机、复印机等文印产品时需求各异，比如教育用户，主要考虑的是价格和使用成本，而税务等窗口行业更多的是关注产品的稳定性和高打印负荷等。其中有两个明显趋势：一是节能环保意识增强，二是比以前更加关注总体使用成本。这些都影响着文印外包的进程。

　　文印外包契合政府办公需求

　　对于很多采购单位来说，购买节能清单内的产品就已经落实政府采购节能环保的政策功能了。但事情并非如此简单，节能同样体现在使用管理的各个环节。一人一台桌面打印机，打印机和工作人员数量一样多;缺乏打印和复印的集中控制；各种型号各种功能的打印机在办公区域无序分布……这是很多政府办公楼里的常见景象。这种状况带来的是设备和能耗的浪费，以及维护管理的复杂化。只有整合并标准化节能型设备，才能节省更多能源和资金，这恰是文印外包的核心竞争力。

　　另一方面，在政府采购市场，考虑到政府用户的使用习惯，现有预算体制、特别是政府用户对于信息安全的严格要求等，也促使文印外包这种较新的应用模式必须拿出"眼见为实"的效果和切实安全可靠的解决方案。

　　政采市场文印服务潜力巨大

　　有关数据显示，国外85%的企业都采取文印业务外包模式，而我国目前只有5%的企业把文印业务外包。显然，我国文印管理服务外包市场仍是一个待开采的富矿；但是，要占领这块巨大的市场，特别是我国的政府采购市场，企业还有很长一段路要走。

　　长期以来，在文印管理方面，几乎每个采购单位都承担了一些不必要的成本，比如，很多单位都购置专用的复印、打印等办公设备，或专人管理、或严格登记，造成了对资源的占用和浪费。

　　另外，部分采购单位还存在使用部门和购买部门不统一的情况。某采购单位的一位工作人员介绍，其所在部门设备的采购是后勤部门负责的，但使用和维护的却是行政部门，这就是说，产品购买和使用管理两个是分开的。还有的单位，数码复合机使用是某个部门管，而打印机是另外的部门管，对于文印管理工作来讲，这些都很不利于科学管理。

　　在最为关键的成本方面，以打印成本为例，大多数使用单位只注意自身打印一张花多少钱这样的一个直观成本，而忽视诸多隐性成本。其实隐性成本有很多，比如是不是用自动双面打印，一张纸双面打印，对整个环保的贡献很大。还有打印机电能的消耗以及预热的功能如何，这些都是关系到用户使用成本和节能环保效果的重要事情。

　　作为一种新的绿色办公文印服务模式，文印服务外包有其节约、高效、安全、环保、健康的优点，值得采购单位重点关注和支持。中国气象局行政管理局政府采购中心主任罗大武认为，单纯从文印外包这种模式来看，"专业的事给专业的人来做"，可以有效地提高工作效率，并降低能耗。他认为，如果能解决好原有文印应用环境的衔接问题，特别是信息安全的管理问题，政府用户在一些领域完全可以尝试这种新的模式。

　　文印管理 信息安全放首位

　　对于政府用户来说，文印服务外包之后，保证信息不被泄露是最为重要的。这也要求文印输出设备厂商在信息安全方面下足工夫。同时我们也从目前相对比较成熟一些的文印服务提供企业中看到了他们这方面的重视。他们认同政府用户对文印服务的信息安全要求，认为这的确是文印服务的关键问题。

　　就企业目前提供的文印服务方案来看，其对于信息安全的管理主要体现在技术和管理两个层面。在技术层面，传统的观念是"堵"，现有的做法是对纸张文件进行扫描后，形成电子文件，称其为"数字纸张"，对"数字纸张"的所有操作都是在专门为客户构建的软件平台上完成的，每一次的操作都可以进行授权管理，而且都有相关记录可以追溯。谁创建了文件，谁打印了文件，谁把文件带了出去，谁通过授权进入文件，谁没有授权被挡在外面，都可以在系统上查询得到，这就保证了每一个操作的可追溯性，即使发生问题也可以在最短的时间内解决，这是信息安全的"可追溯"概念。

　　在管理层面，首先应该有一套完整的保护信息安全的服务体系和内部监督机制。同时，客户应该选择具有较高专业品质、通过质量管理体系认证且具有良好信誉的专业文印服务商。

　　以某采购单位的实际应用为例，他们所采用的文档复印安全管理系统，只有经刷卡确认才能输出打印文件，这就实现了文件输出的统计和追溯，加强了内部信息安全，规避了泄密风险。工作人员凭本人考勤卡可以在局里任意一台一体机上取出打印件，并且本人的考勤卡是取件的唯一凭证，不刷卡不能打印，确保了涉密材料打印复印的安全。通过这种方式，所有文件输出费用都能够精确地核算并分摊到每位员工及相应的部门和项目中，从而起到有效的监督控制作用。

　　在这种情况下，所有的打印机都置于远程打印管理软件的管理之中，使用者都通过打印权限进行打印，打印完以后记数器记下打印的数字，同时也记录下打印的地址和相关的信息。同时，为强化保密性，不少文印外包服务提供商都会与客户签一个保密协议，违反协议的将会被追究相应的法律责任。

　　"从安全可靠性来看，文印外包服务看似在原有流程中又增加了一个新的介入者来管理文件的打印复印等流程，好像又多了一个泄密源。但从实际应用来看，这反而是把原有的无序、管理松散的体系进行了梳理，在完善的管理软件及流程中做出更清晰和更合理的信息管理，从架构上来说，反而更具安全性。"相关业内人士对《政府采购信息报》记者表示。

　　文印外包入政采须见实效

　　文印产品并不是一次投入终身使用的设备，其在使用过程中所消耗的耗材、产生的维修管理费用等加起来很可能超过设备本身的价值。因此，要节约财政资金，做"精明"采购人，必须考虑总体使用成本。事实上，在信息化建设中，成本问题日益凸显，总体使用成本已成为目前采购的核心概念之一。这对于文印输出设备厂商来说无疑是很好的推广机遇，政府采购推行文印服务外包意义非凡。首先，从市场份额来说，我国的政府单位无疑是其最重要的客户；其次，政府采购的示范作用更是其实行服务外包最有力的推手。

　　当然，需要注意的是，企业也必须明白，现阶段政府采购实行文印外包还面临一些需要解决的问题，首先，在购买服务的预算方面还没有该项目，这涉及政府用户采购品目的调整、资产管理标准的调整等问题，难以在一朝一夕之间解决。另外，政府用户由于其机构特性，对其文印管理的信息安全方面的顾虑，也需要企业给出非常有效和直观的"证据"来予以消除。