即使是软件这种不需要耗材的产品，使用成本也很可观，不可以忽视。软件的使用成本来自三个方面，安装使用、日常维护、后续升级。
　　
　　一是使用成本。以操作系统为例，Linux操作系统，一直以其低成本的优势受到用户的追捧，但是这个成本仅仅是单次采购的成本，实际使用成本却很高。原因在于与Linux操作系统配套的应用软件不够丰富，无法提供经济实用的解决方案。要使 Linux操作系统与原有系统完美整合，需要购置一些配件，并进行很多工作。同时，应用环境的缺乏导致Linux人才难得，如果是主流的微软系统，大部分人都已经能够熟练掌握甚至不需要另雇操作人员，但是如果是Linux,则需要找专门人员，无形中增加了成本。
　　
　　这种“买得便宜用得贵”目前已经成为了很多软件产品的“阿基琉斯之踵”。甚至Vista操作系统也不例外，因为要完美运行Vista就必须升级用户的硬件系统，并且重新熟悉新的使用界面，这样就增加了用户成本，导致很多用户放弃先进的Vista，而要降级使用Windows XP。
　　
　　二是服务成本。这种费用通用软件不用交，但是数据库中间件等基础软件是离不开服务的，尤其是一些国外厂商服务费价格惊人，某个“金字”工程曾经采购BEA中间件，价格相当便宜，采购人很满意，并在全国推广，最后发现一年的服务费就超过采购价格的十倍。
　　
　　最后一块的成本是升级。在一些系统集成项目中尤其明显，一个系统建成后往往过了两三年由于业务的扩展需要上二期工程。而这时候有些采购人会悲哀的发现，第一期采购为了节约成本没有采用易于升级的解决方案，现在升级就等于推倒重来。更要命的是，做第一期系统的公司也许已经倒闭了，新接手的公司没有技术接口数据，无法施工。

　　
　　为了避免这种情况，采购人在第一次招标的时候就应该考虑到后续升级的问题，要选择模块化的解决方案，能够方便添加新内容，并且要求企业提供足够的数据，以便后期升级能够迅速投入工作。