“打印机并不是一次投入终身使用的设备。”

这种观点引导了政府用户越来越关注打印的总体成本。摄影/罗瞻 

    批量集中采购给打印机市场带来巨大变革

    打印机进入价格与服务双竞争时代

    编者按  政府采购是打印机的重要市场，与其他市场不同，政府采购用户不仅注重质量、技术、服务，还有重视政府的引导作用，比如对于环保节能、信息安全等问题的关注。

    从2003年开始，中国政府采购市场对于办公设备采购出台了多项举措，其中影响最为深远的无疑是要求节约财政性资金和环保节能采购制度，还有近期正在大规模推行的批量集中采购的尝试。而几乎每一项新政策的出台，都给打印机行业带来了变革的契机，也给打印机采购的理念带来了冲击。

    目前最受打印机厂商关注的事，无疑是政府采购领域今后90％以上的打印机实行批量集中采购，这将促使IT类采购由单纯的价格竞争逐渐转向价格服务双竞争。批量集中采购对于供应商提出的要求不仅在产品端，而且包括技术、服务等综合实力。

    对于政府采购打印机的特点，中央国家机关政府采购中心的工作人员表示，不同用户对打印机的需求是不一样的，很难指出政府采购打印机有什么明显的、统一的特点。比如教育用户，主要考虑的是价格和使用成本，而税务等窗口行业更多的是关注产品的稳定性、高打印负荷等。但有两个趋势是很明显的：一是节能环保意识增强，二是比以前更加关注总体使用成本。

    节能贯穿打印全过程

    对于很多采购人来说，节能环保就等于购买节能清单内产品，而事实并非如此简单。节能体现在购买、使用、管理等各个环节。

    一人一台桌面打印机，打印机和工作人员一样多；缺乏打印和复印的集中控制；各种型号、各种功能的打印机在办公区域无序分布…… 这是目前政府办公楼里的常见景象。这种状况带来的是设备和能耗的浪费 ，造成维护管理复杂。只有整合并标准化节能型设备，才能节省更多能源和资金。

    如何才能真正实现节能？对于政府用户来说，在进行设备采购时，应当更多地从部门架构和人员情况出发，在一定规模的部门考虑使用高端打印机，或者是多功能一体机。与类似的独立打印、传真和复印设备相比，多功能一体机的能源和耗材消耗量更低。在使用中，设置睡眠和唤醒模式，以节省电力。

    美国能源部数据显示，仅通过晚上和周末关闭设备可节省高达66%的打印与成像成本。而使用一台高端打印机代替多台低端打印机，带来的不仅是能耗上的降低，对于办公空间的占用也显着减少。

    双面打印功能的使用也是节能的一项重要措施，设置自动双面打印功能可以显着减少浪费。根据打印厂商惠普的测试显示，切换到双面打印能够使总体纸张用量减少25%，而另一项分析预计，减少的数量可达20%~36%。同时，采用用户验证方法的PIN码打印和抓取打印功能可减少重印成本和浪费。

    引入总体使用成本概念

    打印机并不是一次投入终身使用的设备，在使用过程中所消耗的耗材、产生的维修管理费用很有可能超过设备本身的价值。因此，要节约财政资金，做“精明”采购人，必须考虑总体使用成本。

    事实上，在信息化建设中，成本问题日益凸现，总体使用成本已成为采购的核心概念。从用户的角度出发，不仅要关注产品购买时付出的成本，更加关注日常使用成本、培训成本、维护成本以及处理危机所损失的利益，总体使用成本即代表这些所有成本的总和。

    政府用户的IT采购量巨大，同时其持续使用和日常维护中消耗的成本也十分惊人，总体使用成本成为不得不考虑的一个问题。

    文印架构工程师指出，事实上，大多数用户并不了解其总体打印与成像成本。许多用户虽然了解硬件购置和耗材补充方面的成本，但对于监控和持续管理、最终用户效率、生命周期管理以及工作流程改进有关的软成本却一无所知。而且，大多数企业并未制定包含打印与成像系统管理在内的IT架构管理综合战略，没有将打印与成像纳入总体基础架构改进计划。而只有对整个打印与成像网络实行标准化管理，才能保障整个文印系统高效、节能。

    优化基础架构的优势包括：通过缩减维护、资源和耗材支出降低总体成本；借助高度可靠、易于维护且高效安全的基础架构降低成本。通过有效的文印管理，还能减少停机时间可，保证打印与成像环境的可用性和稳定性，简化设备与耗材的管理和监控流程。

    “在采购的时候，不是考虑需要买一台或是两台机器，而是从整个部门、整个系统的角度考虑采用什么样的文印解决方案。这个方案包括需要的设备、管理设备的软件以专业人员的服务等等。这样整体考虑，对降低成本、提高效率十分有益。”打印行业工程师介绍。

    通过专业软件管理确保打印安全

    随着越来越多的敏感信息开始电子化，打印输出过程中信息泄密的风险大大增加。特别是共享和网络打印的快速普及，在给用户带来便捷体验的同时，也对政务信息安全提出了空前严峻的挑战。对于政府办公来说，安全无疑是最重要的问题。然而在实际工作中，政府机关中的文印管理仍存在着漏洞，比如打印机管理长期处于分散状态、打印设备缺少管理、对文印信息的安全缺乏管理。

    “一些敏感数据和文件既需要打印，又不想任何无关的人看到这些打印件，以前我们为此专门设置机密打印室，需要打印的时候，都要提交打印申请，非常麻烦。”——这是不少采购人面临的问题，安全与效率难两全。

    实际上，这样的问题早有解决方案。据工程师介绍，借助PIN码打印技术就可以轻松解决问题。用户在打印机密文档时，可设置安全PIN码，文档传输到打印机后只有用户在打印机控制面板上输入相应PIN码后才会输出。在日常工作中，这种PIN码设置，不仅能有效保护机密数据安全，还能有效防止文档被别人拿走、放错地方或扔掉而重复打印造成的浪费。

    而借助打印管理软件的打印权限设置功能，IT管理员可轻松进行每台设备的访问权限设置，只有被赋予访问权限者才能通过该打印机进行文档输出，保证了各部门内部信息不通过文印设备外泄。

    打印设备的采购是一个长期的话题，也是一个不断变化的话题。对于采购人来说，改变“缺设备，买设备”的观念，从基础架构层面把握整体需求，关注整体使用成本，才能更好地实现稳定高效、节能环保、保障安全的目的。