对于办公自动化，用户往往缺乏应有的重视。不少用户对办公自动化的认识仍然比较落后，认为办公自动化就是由复印、打印、传真和扫描四类功能组成，需要哪一种功能就采购哪一种，把各种功能割裂开来看待。其结果是，办公产品每年都增添了不少，但都是“头痛医头，脚痛医脚”，并未形成真正的办公“自动化”。

　　很多用户在制定采购计划时往往忽略了打印强度和稳定性、软件和解决方案、无纸化办公等方面的需求，直到使用过程中发现问题，才去解决这些问题，很容易造成设备的重复购买和浪费。

　　被用户忽略的需求主要集中在以下几个方面。

　　首先是对数码复合机的文档管理、安全管理、成本管理等解决方案软件的需求。多数用户都认为办公设备只是承担基本的输出工作，其实，通过硬件和软件的有效结合完全可以进一步优化现有工作流程，达到事半功倍的效果。例如，通过彩色数码复合机将书面资料扫描后转变为电子数据，不仅更便于分发，还可以利用厂商提供的软件进行快捷的文档管理和编辑，从而大大提高文档的使用效率。

　　另外，由于彩色数码复合机价格比较高，很多用户都望而却步，转而购买黑白复合机。实际上，彩色数码复合机可以替代多台办公设备，可以在整个公司范围内、整个部门共享，平均到每个人的采购成本并不高，同时与多台设备相比，减少了故障发生的概率和后期维修费用。在实施彩色打印控制之后，其彩页打印必须有相应的授权方可执行，在使用成本上也并不比黑白数码复合机高多少，但却更加能符合未来的彩色商务趋势。

　　事实上，已经有越来越多的用户开始意识到打印输出中的附加功能的存在和重要性。用户在采购数码复合机时，只有认清和挖掘自身的“隐性需求”，才能发挥出现代办公自动化手段的威力，才能优化办公流程，从而实现工作效率的提升。