视频会议系统采购项目的维保怎么做？

随着我国政府采购市场对视频会议系统的采购需求节节攀升，视频会议系统运行维保服务项目也逐渐增多。

在政府采购合同中，虽然投标供应商会对产品提供一至三年不等的免费保修。那如果免费保修期限过后，采购人应该如何来应对接下来的产品修复以及定期的预防性维护呢？

众所周知，通过对视频会议系统进行规范化的修复性服务和定期的预防性维护，可以提高设备的可靠性、稳定性和使用效能，对潜在问题及突发故障提供及时有效的技术支持，消除产生故障的薄弱环节，使设备和系统保持或迅速恢复其良好的工作状态，保证业务系统更加稳定、安全和高效。 

投标人在视频会议系统运行维保服务项目的合同履约过程中都该做到什么呢？

首先应制定周密、全面的维保服务方案，明确服务队伍人员组成、日常巡检服务流程和内容、视频会议现场值守、应急响应、备品备件等相关服务内容。

在维保期内，维保方需提供本地化服务，由本地人员提供主会场和各分会场的现场服务。特殊故障和特殊情况需要产品制造厂商技术人员到现场服务。维保方应在每次组织召开视频会议时，指派足够的技术人员到主会场现场进行调试、故障处理和会议值守，保证会议的正常进行，同时帮助用户熟悉会议流程，掌握系统的操作和维护。

此外，供应商还应该提供7×24小时现场应急支持服务，2小时内安排经验丰富的技术工程师到达会场，2至8小时内（视距离情况）到达地方分会场，并以最短的时间进行故障处理。

在应急响应服务过程中，处理人员负责详细记录故障的发生时间、发生原因、处理过程、采取的措施及处理结果等应急服务情况。故障处理完毕后，应向采购人提交《应急响应技术服务报告》报告除应包含以上的全部内容外，还应提出今后的预防办法，视事件涉及面等情况，双方协商是否安排技术工程师在现场观察1 到2 天。

定期巡检服务，主会场每月1 次，每个分会场每季度1 次。在巡检后，提供设备系统巡检报告，包括现场服务记录单、会议记录单、故障处理报告、巡检报告、年度总结报告，提供免费保修、维护、软件升级和备品备件更换服务。

维保方最好在当地设有备件库，完全满足财政视频会议系统主会场2 小时内提供备品备件的需求。一般省市2 小时内提供备品备件的需求，偏远省市8 小时内提供备品备件需求。

此外，还应及时提供产品软硬件等方面的升级、扩展与扩充服务等。