不知从何时起，文印管理服务外包逐步成为政府采购一大关注热点。越来越多的政府用户从只关注打印一张多少钱这样的直观成本，开始考虑其背后的隐性成本，比如说自动双面打印、电的消耗等方面。

　　同样，有资料显示：在世界500强企业当中，有超过85%以上都已采用文件管理外包服务来提高文件处理效率、降低成本，同时文印管理外包服务模式已经成为众多先进企业的共同选择，越来越多的企业和政府用户决定引入第三方专业的文印管理合作伙伴来建立一个节约、高效、安全、环保、健康的绿色办公文印新模式。

　　目前，我国政府用户的数量众多，因此推广打印外包管理服务理念，让更多的政府部门享受到实惠，并接受这个观念，就是一件非常有意义的事情！

　　文印管理 习惯未必成“自然”

　　据统计，大型企业用于文件处理的成本占企业运营成本的8%～10%。

　　对于政府用户来说，这个比例同样具有参考价值。更应该注意的是，长期以来，在文件管理方面，几乎每个单位都承担了一些不必要的成本，比如，很多单位都购置专用的复印、打印等办公设备，或专人管理，或严格登记，造成了对资源的占用和浪费，同时，这种传统的管理流程已经习惯成自然。

　　另外，部分采购单位还存在使用部门和购买部门不统一的情况。某采购单位的一位工作人员介绍，其所在部门设备的采购是后勤部门负责的，但使用和维护的却是行政部门，这就是说，产品购买和使用管理两个是分开的，或或者数码复合机使用是某个部门管，而打印机是另外的部门管，对于文印管理工作来讲，这些不是非常利于科学的管理。

　　而在最为关键的的成本方面，以打印成本为例，大多数使用单位只会更注意，自身打印一张多少钱这样的一个直观的成本，其实隐性成本有很多，比如说是不是用自动双面打印，一张纸双面打印，对整个环保的贡献有很多。还有打印机在电的消耗方面以及预热的功能，这些都是关系到用户使用成本和节能环保的重要事情。

　　企业纷纷推出节约新方案

　　正是在这种情况下，文印管理服务外包进入了政府采购领域。同时伴随着用户的关注，业内众多文印输出设备厂商也适时跟进并作出调整。

　　近期，东芝发布了全新TIDS战略，宣布整合文件服务将成今后推广重点，通过为客户提供咨询服务、财务采购服务、转换实施服务、持续优化服务、绿色环保服务等5项服务，结合东芝的远程设备管理、文件输出管理、信息安全管理、用户管理和文档管理等5项解决方案为客户服务。

　　打印巨头惠普也不甘人后，它宣称其提供的打印外包服务不是简单的设备外包或租赁，而是全面文印管理服务，即在优化打印架构、管理打印环境、改善业务流程三个方面帮助企业客户不断降低总体办公成本的同时大大提升整体办公效率。对此，惠普提出了“平衡部署，全面管理”的策略，该策略由4大板块组成。

　　东芝相关负责人认为，从本质上看，文印管理是要实现一种信息管理战略。信息是有成本的，也是有时效性的，它涉及如何实现文件处理成本清晰、可靠和资源的节约，而大量废弃的墨盒、废粉和硒鼓会对环境造成破坏；它还关系到能否解决设备冗余，文件处理的效能能否提升、信息的分享和流转能否更有效率等。

　　引入文印管理服务值得尝试

　　有关数据显示，和国外85%的企业都把文印业务外包的情况相比，我国目前只有5%的企业把文印业务外包。从数据来看，我国文印管理服务外包市场就是一块待开采的矿井；但是，要占领这块巨大的市场，特别是我国的政府采购市场，其中还有很长一段路要走。

　　“东芝的TIDS目前的客户以外资企业为主。”东芝泰格大客户开发统括服务部经理蒋建荣表示。“目前，富士施乐在政府行业还没有打印外包服务的成功案例。”富士施乐的相关负责人表示。

　　一位中央级采购机构负责人表示：“我们不是没有考虑过打印外包。但是，一方面是预算难以制定，另一方面是涉及资产管理的问题。再者，信息安全能否得到保障，也是我们关注的重点。”

　　但是，同样值得期待的是，随着采购单位和政府采购监督以及操作部门的逐步了解，文印管理服务外包也得到了越来越多的关注和肯定。

　　国家民委计财司资产处处长宋立坤认为，作为一种新的绿色办公文印服务模式，文印服务外包有其节约、高效、安全、环保、健康的优点，值得采购单位重点关注和支持。江苏省政府采购中心主任顾岳良也表示，政府采购一直对环保节能的产品分外关照，文件服务外包从目前的市场表现来看，的确可以有效地提高工作效率，并降低能耗。他认为，政府用户在一些领域完全可以支持这种新的模式。

　　技术和管理 确保信息安全的两把锁

　　对于政府用户来说，文印服务外包之后，保证信息不被泄露是最为重要的。这也要求文印输出设备厂商在信息安全方面下足功夫。

　　一位政府用户这样形容：“对于政府单位的员工来说，最不能出的问题就是‘泄密’方面的问题，这无论是对单位还是对个人，都是非常致命的打击。”也许这种说法并不一定精准，但是其顾虑的事却值得每一个文印服务提供企业思考。

　　同时我们也从目前相对比较成熟一些的文印服务提供企业中看到了这方面的重视。他们认为政府用户对文件服务的安全要求保证，的确是文件服务的关键问题。

　　就企业目前提供的方案来看，其对于文件安全的管理主要体现在技术和管理两个层面。

　　就技术层面而言，传统的观念是“堵”，外面的别进来，里面的也不出去。文件锁在保险柜里面，登记造册。但是现在的社会需要信息共享，政府也在强调政务公开，传统的方法有局限。现有的做法是对纸张文件进行扫描后，形成电子文件，称其为“数字纸张”，对“数字纸张”的所有操作都是在为客户构建的软件平台上完成的，每一次的操作都可以通过授权管理，而且都有相关记录可以追溯。谁创建了文件，谁打印了文件，谁把文件带了出去，谁通过授权进入文件，谁没有授权被挡在外面，都可以在系统上查询得到，这就保证了每一个操作的可追溯性，即使发生问题也可以在最短的时间内解决，这是信息安全的“可追溯”概念。

　　就管理层面而言，首先应该有一套完整的保护信息安全的服务体系和内部监督机制。同时，客户应该选择具有较高专业品质、通过质量管理体系认证和具有良好信誉的专业文件服务商。我国政府采购对本国货物、本国厂商提供的服务优先采购的导向，也体现了对安全因素的考虑。

　　以北京市某区地税局的实际应用为例，他们所采用的文档复印安全管理系统，只有经刷卡确认才能输出打印文件，这就实现了文件输出的统计和追溯，加强了内部信息安全，规避了泄密风险。工作人员凭本人考勤卡可以在局里任意一台一体机上取出打印件，并且本人的考勤卡是取件的唯一凭证，不刷卡不能打印，确保了涉密材料打印复印的安全；通过这种方式，所有文件输出费用都能够精确地核算并分摊到每位员工及相应的部门和项目中，从而起到监督控制作用。

　　在这种情况下，所有的打印机都置于远程打印管理软件的管理之中，使用者都通过打印权限进行打印，打印完以后记数器记下打印的数字，同时也记录下打印的地址和相关的信息。同时，对于保密性的问题，不少打印外包服务提供商都会与客户签一个保密协议，违反协议的将会被追究相应的法律责任。

　　按张付费 文印管理成本更透明

　　文印管理外包服务目前国内应用最具代表性的无疑是在打印方面的尝试，这种模式一般表现为：企业将所有文件设备的运营管理全部或部分外包给专业的外包服务商，由外包服务商对设备进行必要的调整和予以整体优化部署，并全面接管设备的运营、耗材更换、维保等，从而实现节约文件输出费用，降低企业运营管理成本，减少人员投入，有效地提高管理效率。

　　打印外包还采用了新型的付费模式--按张付费，即按每月的实际打印量付费，这类似于手机的付费方式，而具体计算方式和用户选取的服务内容是相关的。以往计算打印成本，要计算购买打印机的费用，还有打印耗材、维修费用、人力成本这些费用，非常繁琐复杂且难以估计，使企业缺乏对打印和复印成本的量化核算。

　　按张收费打印方案则是一套集合了产品、服务、管理等多种功能的打印管理解决系统。其具体方法是：根据每位行业客户的实际情况与切实需求，设计出一对一的打印服务管理流程，有针对性、可选择地提供打印设备、耗材、技术检修等全套服务，对客户的办公输出进行实时管理，有效地预估、控制打印成本，使得客户明明白白花钱，轻轻松松做事。用户只须按打印数量进行付费即可。

　　一般来说，打印外包的常见模式有三种，第一种是全外包模式，所有的硬件、耗材、维护和服务都外包，客户不需要拥有设备的所有权,原有的老旧设备都可以由打印外包服务提供商折旧收购，所有的支出都集中在打印或复印一张纸的费用上，从而免去了管理固定资产的麻烦。在同等印量的情况下,文件管理外包服务可使耗材、零件、维保、设备、人工等文件处理成本比原先低10%～25% 。

　　第二种是客户自己买机器不买耗材的外包服务，还有一种是机器、耗材都由企业自己买，仅外包维修服务。当然，不同的外包模式，费用是不同的。

　　以前打印机设备的维护费用往往是不计入成本的，但这也是一笔不小的隐性开支，打印外包服务可以让用户避过这些长久才后暴露出来的成本冰山。而服务外包带来的成本透明化，也使得用户对打印支出能有更准确的预估，输出成本在“按需打印、按张付费”的模式下变得透明可控。

　　卖服务是大势所趋

　　从卖文件打印复印产品到卖服务，是什么促使传统打印机复印机厂商纷纷向文印外包服务商转型？文印输出设备厂商热捧文件外包服务，其原因何在？

　　有业内专家分析认为：一方面，用户对成本的认识和缩减会深入企业的所有“角落”，节约文印成本的需求催生了文印外包服务；另一方面，推广文印外包服务也是文印输出设备企业自身谋求发展的举措。

　　硬件产品的利润空间越来越小

　　“销售产品向销售服务转变只是一个时间问题。如果一个企业只卖硬件不做服务，早晚是要死掉的。”富士施乐副总裁兼富士施乐（中国）有限公司总裁徐正刚表示，而这也代表了业内很多文印生产厂商的共同心声。

　　其实早在20世纪末，无纸化办公这一理念兴起开始，对于打印和复印这一行业的企业来说，对未来企业转型的思考就已经开始了。尽管未来几十年之内也不能全部变成无纸化办公，但随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和维护，因此，如何正确把握这种趋势下企业的发展战略也变得越来越重要。

　　由卖产品转型到卖服务，文印输出设备厂商卖服务也有其不得已之处。他们不得不面对的实际是：打印机复印机的市场日趋饱和，同质化竞争十分严重，文印厂商的收入主要依赖于用户缓慢的更新换代。在这样的趋势下，如果想在利润方面获得进一步增长，仅靠扩张市场份额已经非常困难。“虽然还在成长，但是已经慢慢在衰退，我们的获利比以前少了很多，未来五年、十年，打印机的获利还会继续下降。”中国惠普打印成像系统集团相关负责人说。

　　文印外包服务市场方兴未艾

　　与硬件产品市场相反，文印外包服务则是一个快速增长的新兴产业。IDC的统计数据显示，2009~2013年亚太区（不含日本）打印管理服务市场（MPS）分析与预测显示，该地区的打印管理服务市场预计将以15.5%的复合年增长率（CAGR）增长，从2008年的4.2亿美元增长到2013年的8.4亿美元。其中，中国、印度、印度尼西亚和马来西亚这4个新兴经济体的打印管理服务市场预计未来五年将快速增长。而且，打印服务比打印机等硬件产品销售有着更高的利润率。

　　再结合我国的具体国情来看，我国的企事业单位众多，总体文件输出量巨大。正是因为看到了文印外包服务的市场前景，不少文印输出设备厂商近几年将文印外包服务作为集团的业务重点。近几年随着外包概念的普及，我国市场对文印外包服务的接受度已大幅提高，从文印外包业务在我国的高速发展以及逐步提升的关注度也可以明显感觉到这点，对于一个文印大国来说其外包服务的市场空间很大。

　　文印外包入政采须“眼见为实”

　　对于文印输出设备厂商来说，政府采购推行文印服务外包意义非凡，首先，从市场份额来说，我国的政府单位无疑是其最重要的客户；其次，政府采购的示范作用更是其实行服务外包最有力的推手。

　　可是，同样需要注意的是，企业也必须明白，现阶段政府采购实行文印外包还有许多需要解决的问题，首先是购买的预算方面，这涉及政府用户国有资产的管理问题，很难在一朝一夕之间就能够解决。另外，政府用户由于其机构特性，对其文印管理的信息安全方面的顾虑，也需要企业给出非常有效和直观的“答案”。

　　中国有句俗话：眼见为实。企业在继续宣传文件管理的资源节约和成本管理空间的优势的同时，应该找到合适的机会，在适合的领域进行尝试，通过实际应用，获取好的应用效果，从而让更多的用户认可从而积极支持。

　　相关链接

　　传统办公文件管理模式存在六大难题

　　成本控制

　　办公设备多而杂，采购设备、保养维修、耗材纸张、资产管理占用相关人员很多精力，行政、IT、采购、财务部门均须介入，相关的办公费用不清晰，用量无法控制，难以进行科学预算和成本控制，容易出现设备采购和运行费用高企的现象。

　　信息安全

　　文件整个生命周期中缺乏有效的文件信息安全控制手段，企业或部门密级文件处于风险之中。

　　办公效率

　　设备功能与业务需求不匹配，容易导致闲置浪费与超负荷运转的情况多，不能提高日常办公效率。

　　环境投入

　　老旧设备运行、非必要打印带来资源浪费和高碳排放。

　　员工健康

　　硒鼓、碳盒的非专业处理造成固体废物排放，数量众多的小型打印机增加了排放碳粉微粒和臭氧对人体的潜在危害。

　　满意度

　　设备功能不足或使用不便，故障率高等情况影响员工使用满意度。

　　文印管理服务外包客户六大体验

　　1.清一色的联网设备，发出打印作业之后，员工可以在任意一台设备上，刷卡打印并安全取走文件。

　　2.彻底告别传真机，员工直接在电脑桌面进行收发传真，分机号就是传真号。

　　3.一叠合同放入输稿器中，1分钟后自动扫描到电脑，可自动上传到文件管理系统实现快速检索。

　　4.从文件的生成、使用、流转、存档到销毁，有安全机制保障,无懈可击。

　　5.更多地部署彩色打印设备，让内部办公和呈现给客户的文件更为赏心悦目。

　　6.自动双面打印/复印多份文件，设备能够自动分册并装订成册。