开间办公的政府单位文印需要复杂多样，更需要加强文印整体部署的管理。摄影／郑燃

　　在当前政务信息化推进过程中，电子政务平台建设、数据共享与集中等问题一直以来都是政府部门和单位的关注焦点，文档信息的输入和输出同样也备受重视。对于有一定文印规模的政府部门而言，文印不仅是简单的文印设备采购，还包括设备运营和维护过程等许多方面。记者最近走访了十几家政府部门和单位，对政府的文印现状做了一次深入调研，发现很多政府部门在文印设备采购时除了看设备的硬性指标，也已经开始关心文印的安全、维护和服务等，而且当下国家大力号召建设节约型社会，也对政府的文印软实力提出了新的考验。
　　
　　开源节流 “软硬兼施”
　　
　　在“十二五”的大背景下，开源节流也是政务信息化建设的一个目标任务。如今不少中央部委仍然延续着一人一台打印机的设备配备模式。据科技部信息中心赵先生介绍，他所在的科技部每个办公室配置一台到四台打印机，办公楼有100多台打印机，设备分布零散，采购量每年都达上百台。
　　
　　如此多设备背后还连带一笔不小的设备运营和维护的开支。因而不少具有前瞻性眼光的采购员从打印使用的细处考虑文印的节省效益，比如在采购打印机选型时，就挑选配置有自动双面打印功能的打印机，希望通过自动输出双面打印文档来节省打印用纸，减少浪费。
　　
　　不少政府部门单位已经意识到文印成本的控制要从使用者入手，但仅凭设备上的功能还远远不够。如今多数政府单位的外设采购预算都比较宽裕。赵先生说道：“我们日常办公文印的开支通常放在管理费用中，难与业务绩效直接挂钩，节省很容易被忽视。而且设备采购是由后勤部门负责，而耗材和纸张采购是由行政部门负责，很难做整体、细致的统计，在抓节省的时候真的无从下手。”
　　
　　由于办公环境和人事构架的局限性，很多政府部门和单位的文印设备都是单独使用、单独管理，较难实现成本核算，文印的成本问题越发被边缘化，也导致了相对薄弱的成本意识。赵先生还说：“我们在推行双面打印时发现有些人在打印时不会设置，或者忘了去使用。我们也希望能够建立起有效的管理机制把双面打印推行起来。”
　　
　　行业文印管理的专家、惠普打印及成像系统集团激光打印及企业解决方案事业部市场开发经理徐路表示，打印设备购置以及维护权限分散是很多用户希望解决的问题，文印管理所起到的作用就是对设备进行跨部门的整体规划和安全管理，包括跨部门获得成本信息，其实也可以借助管理软件来帮助实现的。惠普的远程外设管理软件HP Web Jetadmin可以通过一台主机实时监控整个办公楼或网络内所有的打印设备，设备、耗材、纸张使用情况，统一管控设备，防范网络安全隐患。而且每台文印设备的打印量、耗材用量、故障都可以通过输出报告获得直观数据，随之也可以核算出文印成本。而且HP Web Jetadmin可以根据需求进行分组管理，设置默认双面打印，帮助大家方便使用双面打印。硬件配备、整体规划和安全管理的共同推动能够起到优化文印事半功倍的效果。
　　
　　找到了成本透明化的方式，成本控制核算的问题也就迎刃而解。通过管理手段来逐步培养终端用户的打印习惯，在“长尾”上取得更好的节能节省效果，真正实现了文印的开源节流，大家成本意识也会逐步提升。
　　
　　平衡部署 发挥管理软实力
　　
　　走访中不少单位的采购负责人都反映了一些共同疑虑。国务院机关事务管理局相关负责人说：“我们的打印设备随业务配置，需要配合实际业务工作情况做考量；有的同事随工作调整，不常在办公室办公，打印机就被闲置。而有些看似闲置的设备其实又必不可少，如年底集中打印大量的各类总结计划和数据报表时如果打印机出故障，使用者不知是因为卡纸还是打印列队拥堵，问题无法及时解决，工作进度会受到影响。”采购中心的负责人表示他们也希望设备配置能够随时跟上业务和人员的调整，既能让大家办公更便利，关键时候不出问题。
　　
　　针对如何更合理地协调配置设备资源的问题笔者也与徐路也进行了探讨。笔者发现传统的办公设备采购模式给人们制造了一个认识上的误区，大家采购设备只关注单一产品的性能及其相应带来的效益，而缺乏全局观。这样往往会造成反复投资、设备安置难、电子垃圾增多及难以兼顾公务员使用的便捷性。如果全面管理，对设备进行平衡部署，将合适的产品组合放置于合适的地点，令不同设备完全满足不同的需求，同时借助软件进行统一管理，让文印处于一个集成的信息系统中，诸多问题也迎刃而解。如打印机是否卡纸，打印网络是否畅通，哪些设备需要更换耗材，都可以通过软件即时获得信息。 HP Web Jetadmin就能以电子邮件等方式主动提醒IT管理员文印环境中的潜在问题，帮助管理员第一时间做出判断，即时响应，因而也提升了整体信息的流转效率。
　　
　　信息安全 文印护航
　　
　　信息安全一直是政府部门和单位在建构政务信息化过程中最看重的一点，文印的信息安全也备受重视。中国气象局采购中心主任罗大武在提及文印管理问题时也说，“安全是第一位的。机关单位最害怕的就是泄密。如果文件打印出来没有及时取走，很容易被无关人员有意或无意拿走。另外，即使是同一部门的同事，由于个人的职位不同、权限不同，所能获取的信息也有可能是不能共享的。”
　　
　　如何避免由于打印管理不当造成的信息泄露问题，几乎是所有国家机关都共同关心的问题。惠普技术顾问针对此也给出了解决方案，HP的PIN码打印技术可以实现安全打印，用户打印的时候设置PIN码，走到打印机前输入PIN码当面打印，然后立即取走文档。更系统化的解决方式可以通过刷卡来替代手动设置和输入，HP的刷卡打印方案，只要刷员工卡就可以在单位任意一台设备上取出打印件。经过身份识别才可打印，确保信息仅可让授权获取的人士访问，有效地降低了文档泄密的风险。
　　
　　政府单位在政务信息化进程中，文印管理在设备结构优化，成本意识、运营和维护水平、信息安全性提升等方面还有很大的改善空间。
　　
　　软件辅助硬件的整体管理模式也是信息化的大势所趋， 能够提供一整套涵盖工具、软件、服务、硬件和专业知识的解决方案组合也是文印服务的未来方向。“让专业的人做专业的事”全国政协采购处调研员李鸣表示：“信息化建设我们也希望得到专业人士的帮助，实现高效经济的文印方式，提升信息化运营实力，担当起履行共建节约型社会的职责。”