以电子政务为代表的政府信息化，提升了政府的治理水平和为公众服务的能力，其发展趋势是透明、高效和节约成本。政府信息系统越来越复杂，将部分不是必须自行运维的信息化工作外包是必然趋势，符合服务型政府的集约化管理理念。

　　IT的特性决定了其在提升政府运行效能方面的关键性地位，同时IT也是政府具有战略潜力的资源。因此，IT外包服务并不能像普通的商品一样可以随意采购，文印服务外包亦是如此。

　　梳理流程 确定外包业务

　　政府的信息化水平在不断提高，因此在IT与业务流程方面也必须做出及时调整。文印服务管理通常对技术要求比较低，但是属于繁琐费时的日常性业务，特别是对于办事机构比较多、需求复杂的政府部门而言，更是需要持续的文印支持和服务。这项工作技术含量比较低，但是对服务质量的要求却很高，因此，就要对业务流程进行一个非常明晰的梳理，为每个工作流程制订相应的质量需求，在此基础上确定哪些部分适合外包。

　　政府行业信息化建设在每个阶段的侧重点是不同的，因此信息系统运行的应用也有不同，做好流程管理才能确保哪些文印业务可以外包。

　　同时，由于政府行业对信息安全要求比较高，因此在文印服务外包中可能会受数据安全的困扰，这也同样要求信息部门要根据业务的重要性进行分级，安全级别要求高的文印服务仍可自行管理，那些印量大、保密要求不敏感的部分就完全可以交给专业公司进行服务。

　　当然，不加区分"一刀切"地进行文印服务外包也是不科学的。对于印量小、有特殊要求或安全性要求特别高的文印服务，外包并不是最合适的方式。同时，在过去多年的信息化建设中积累下来的部分设备资产还在生命周期中，与此相关的文印外包也会造成重复投资。因此，信息部门就应该进行详细规划，逐步实现文印服务外包。

　　选好方式 引入外包服务

　　据《政府采购信息报》记者了解，目前文印外包服务市场大致有四种方案可选，分别适用于不同的应用环境。

　　第一，是按打印耗材计费。这种方式是外包服务商按政府用户购买的硒鼓、墨盒、色带、碳带等进行计费，并提供相应的技术支持服务。这种方式也是现在政府采购中最常见的文印外包服务方式，比较适合于自己拥有设备的用户。

　　第二，是按打印张数计费。这种方式是按照固定的周期（如每个月）用户打印机打印的张数来计算打印费用，由外包服务商提供硒鼓、墨盒等耗材，并提供相应的打印机维修、维护、保养等技术支持。这种方式相对第一种来说，把纸张的供货也并入进来，节省了这部分的采购成本和人员时间成本。

　　第三，是租赁打印机按张计费。这种方式是由外包服务商以租借方式为用户提供所有打印、复印设备，用户按打印机、复印机的使用读数支付打印费用，并由外包服务商提供相应的设备维修、维护等技术支持。这种方式也被业内称为"全包服务"，不仅节省了耗材的采购成本，也省去了设备采购费用，对于短期内使用、印量比较大的业务尤为实用。

　　第四，是一站式综合服务。这种方式可以为用户提供打印、共享、存储等各个环节的文件管理以及所有文印设备的管理。与第三种方式相比，这种方式由于增加了文件管理功能，因此可以有效提升文印效率，降低文印控制成本。

　　同时，文印服务站的设备可选择由外包服务提供或者用户自行提供，而外包服务商负责维护，适应应用环境的能力比较强。此外，为确保信息安全，这种方式的外包服务商都会与用户签订保密协议，并利用技术手段对设备进行信息保密设置，解除了用户对信息安全隐患的担心。

　　控制风险 减少安全隐患

　　一位业内人士表示，文印外包不是像通常货物一样简单的产品买卖，而更像一种长期合作的伙伴关系。如果外包服务不稳定，会给政府带来很多潜在的工作量和隐形成本，比如服务供应商的选择、业务的移交、内部的人力协同以及外包协议的管理和关系维护等。

　　因此，在文印服务外包实施控制上，应建立完善的管理体系。在信息资产管理方面，应由信息部门会同其他部门共同制定相应的规则，逐渐完善政府信息资产的管理体系；还应该建立一套普遍适用的准则，协调好与信息保密之间的关系，确保信息安全。在外包协议、合同管理等方面，也应在政府采购的基础上，建立相对统一的标准规范，以达到控制外包风险的目的。

　　另外，还要持续地对外包服务进行质量评估。文印服务外包后，政府并非高枕无忧，必须对外包服务商和外包服务过程进行管理和监督，并做阶段性考评，确保实现质量、进度和成本方面的控制目标。这样做的目的，也可以避免某些外包服务商因为人员调配、资金投入等决策对外包服务产生影响，及时调整对策以保证外包服务质量的持续稳定。

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　　什么是文印服务外包

　　文印服务外包就是用户将文件处理硬件设备、文件处理业务全部外包给专业的文印服务提供商，由服务提供商进行设备整体管理、优化、运营管理服务。同时根据用户需求部署文件管理软件或解决方案，以提升用户文件在采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等文件生命周期各环节的安全高效管理，从而降低文件处理成本，大幅提升办公效率。