“无纸化办公”口号从计算机开始普及的时候就开始喊了，但是，政府部门的纸质文件数量不但没有下降，反而越来越多。以政府采购部门而言，招标文件依法要保留15年，久而久之就会积攒大量的文件。同时，政府拥有的不仅仅是文件，发票、收据等体积小的文件更是数不胜数，这些东西的查阅和调用都是大问题，通过用扫描仪将它们扫描并电子化是一个可行办法。但是，由于政府文件的庞大数量，使普通扫描仪无法胜任扫描任务，因此，高速扫描仪成为政府采购扫描仪的主流。
　　
　　扫描仪速度为王
　　
　　深圳市政府采购中心张珂文告诉记者，由于文档数量庞大，政府所采购的扫描仪几乎全部是高速扫描仪，其中扫描速度成为采购人首先关注的要点，通常对扫描速度的要求为；
　　
　　“A4纸横向扫描要达到200dpi/300dpi，单面扫描≥72ppm,双面扫描≥144ipm
　　
　　A4纸纵向扫描要达到200dpi/300dpi,单面扫描≥55ppm,双面扫描≥110ipm。”
　　
　　光是速度快还不行，政府机关的扫描应用以文稿电子化者居多，而对于一些机密度很高的红头文件、重要的会议报告和文件指示等，扫描的清晰度与识别准确度无疑会是最受关注的，这就要求分辨率的大幅度提高。从销售排行榜上可以发现，政府采购主流的扫描仪分辨率通常都在2400以上，光密度值高达4.0。
　　
　　“送纸是采购人更为关心的问题”， 深圳市裕明财务咨询有限公司刘焱说，“必须能够准确稳定地批量送入每一种规格的纸张。”一般要求扫描仪具有自动适应纸张大小，支持手动送纸的功能，并可支持纸重52-203g/m2范围内纸张和凸硬卡的扫描（如信用卡、医疗卡、二代证等）。
　　
　　功能强大凭软件
　　
　　以上所说都是硬件水平，这方面各厂商水平差别不大，真正决定胜负的是控制软件，因为软件决定了扫描仪的功能水平。政府招标高速扫描仪的时候都要求出示扫描仪软件得开发商针对本项目的授权书。
　　
　　政府对扫描仪的功能要求很多，比如，可以通过电子邮件的形式发送刚刚扫描完成的图像；可以扫描制定多种文件格式，去除文稿上的某种单色设置、彩色背景、浅色笔记，以提高扫描清晰度或是OCR的识别能力；另外还能自动对扫描件进行优化处理，跳过空白页、校正页面倾斜、适应文稿尺寸等，要求按照条形码对不同档案进行自动分隔，并识别和存储条形码。
　　
　　即使是一些破损的文档，像经过揉搓、折叠的商业发票，有底纹、水印的宣传资料，老旧模糊的古书文集，在扫描过程中也应该可以利用除色、去纹、提精等手段，保证用户想要的东西留存记录下来。
　　
　　以“万变”应万变
　　
　　北京市第一中级人民法院负责采购IT产品的徐先生表示，扫描仪产品既要有共性还需要有“个性”。扫描速度和特殊功能往往都是采购人对产品的最基本需求，真正决定供应商命运的是看他能否按照不同需求给扫描仪赋予“个性”。这就要求如今的扫描产品“以万变应万变”，针对不同的行业定制个性化的解决方案。
　　
　　比如对于法院的实际应用而言，这种以文稿管理为目的的扫描，最为基本的莫过于确保扫描出来的图像文件能让他人轻松阅读。应该具备了高级文本增强特性，使文本和数字在阴影背景下更清晰，以优化黑白图像，这会极大改进从较差条件下获得的图像文件的质量，包括浅色文字文稿或铅笔写就的文稿等。
　　
　　价格战的“禁区”
　　
　　和其他的外设产品不同，高速扫描仪市场上，由于政府用户往往注重的是整体解决方案，对产品的功能、品质和厂商的技术实力和服务等方面都有所考量。所以小品牌为了争夺市场而发起的“价格战”很难打起来。由于这样的限制，在高速扫描仪市场上，参与竞争的企业并没有家用扫描仪市场那么多。目前较大的厂商有爱普生、佳能、柯达、佳能等大公司。