采购需求准确是保证IT项目评标过程公正选优的前提——

只在需求与供给的准确对接才有最完美的采购结果。

    对于政府采购的大多数IT项目来说，采购单位的“需求表述”一直是备受关注而又经常容易出现问题的环节。

    IT产品更新换代频繁、市场变化莫测，用户很难做到及时跟踪。往往采购单位需要面临这样的困境：要上马的更新或扩建系统涵盖了网络设备、服务器、存储、数据库、平台软件、业务软件等诸多方面，让用户自己把本次系统建设所涉及的所有产品，在有限的时间内作一次市场调研或考察，用“万金油”式知识结构去直面肩负的重任，实为不易，也强人所难。

    用户需要成为IT专家吗

    业内专家指出，采购需求准确是保证IT项目评标过程公正选优的前提。采购方需求的设定如果出现偏差，将直接影响采购进程并极易导致采购的失败。

    采购人做好业务需求的调研，依据收获的各类资料和信息，修改和补充项目建设内容，并将相关内容渗透到招标文件的商务和技术要求中去，既是一门科学更是一门艺术，需要长期的经验积累。

    在IT类项目建设招标采购之前，用户方需要做详细的前期调研，他们不仅要通晓业务系统所涉及的IT技术，还要善于在招标文件中用文字描述自己的业务需求，除此之外，对IT市场的各类产品做细致的考察也是必不可少的。

    另一方面，中国气象局政府采购中心相关负责人认为，在货物类政府采购中，IT产品占据相当大的份额，而型号繁杂、品牌众多、更新换代快、价格降幅大是IT产品的显着特征。因此，IT产品采购和其他专业仪器采购不同，可能年初设定的IT预算，年底实施时相关IT产品价格就会下降，导致整体价格变化。这样就对采购方提出了更高的要求，需要从开始做预算时就有风险意识。

    另外，采购方熟悉自己的需求，投标方了解自己的产品，双方如何轻易对接，而不发生“鸡同鸭讲”的尴尬，估计是很多项目想要解决的问题。沈阳市政府采购中心相关负责人指出，甲方编写的招标文件比较细致准确的话，评标活动就会很顺利，效果也更好。项目的前期规划非常重要，但用户完全没有必要成为IT全能专家，只要关注怎样用好系统就行了。

    业内专家认为，如果能让咨询公司早期介入，帮助做整体合理的规划，将是理想的办法。目前国外很多IT项目就是借助了IT咨询公司的力量，利用了他们既熟悉业务又了解技术的优势。

    精确设定需求是双赢的关键

    安徽省政府采购中心IT采购相关负责人认为，“需求准确”是保证评标过程中公正选优的前提。她同时指出，在具体的政府采购过程中，由于需求设定不准确，或是在将应用需求转换为技术需求的过程中发生偏差，最终并未买到自己原本设想的产品和服务，这种现象时有发生。

    由于政府采购主体在进行采购活动时，需要严格按照法定的程序进行，这一要求贯穿在整个采购过程中，包括采购需求的确定、采购计划的制定、采购计划的审批等，正因为有这样严谨的流程，才导致如果前期的需求设定不准确、对一些性能指标的描述模棱两可，那么按照这样的方向评下去，最后就会偏离期望值很远。

    从投标人的角度来说，他们也乐意跟需求明确、信息化思路清晰的用户打交道。有系统集成企业负责人指出，如果项目建设内容模糊、概念含混，则很可能在后期工程实施过程中产生纠纷。用户方在不增加项目经费的情况下，如果频繁变更或追加需求，投标方就会疲于修改，而这些是他们认为并不属于合同中约定的职责。

    另外，采购需求的准确描述还会影响评标专家的评标准确度。招标方如何准确描述需求，再进一步把需求转变成规范的招标文件。专家参加评标时偶尔会碰到一些存在缺陷的招标文件，这种缺陷是由于需求描述不清楚或需求间存在矛盾造成的，比如那种设备搭配混乱、使用不合理的标书。有专家坦言，这种需求描述不清，或者不了解标书写作规范的情况，势必会影响到打分的准确性。

    因此，对于如何编写高质量的招标文件，是采购单位一直需要正确面对和改进的问题。业内专家指出，目前对通用的一些IT设备有较为标准的招标文件模板，但是由于每个采购方需求不用，如何充分利用已经有的模板资源、如何共享这些资源，是需要进一步研究的问题。而从另一方面来看，如果采购人能获得一些知识库和案例库的支撑，在方案定型、技术筛选时就能做到游刃有余了。