灵武市人民检察院档案数字化扫描加工及硬件设备采购项目变更公告

一、项目名称：灵武市人民检察院档案数字化扫描加工及硬件设备采购项目

二、项目编号：XAYD2015-050

三、变更内容：

1、将招标公告及招标文件中拟派档案人员继续教育培训证书（原件）、保密岗位资格培训证书（原件）变更为拟派档案人员继续教育培训证书（原件）或档案人员岗位资格证书（原件）、保密岗位资格培训证书（原件）（上述证书的持有者必须为同一人）。

2、以下内容作为招标文件技术要求的补充内容：

档案管理软件技术参数

数字档案管理系统技术要求

数字档案管理系统就是运用《通用网络版档案管理系统》全面实现了档案综合管理（包括文书档案、诉讼档案、业务档案、会计档案、声像档案、多媒体档案、设备档案、基建档案、科技档案、实物档案等）各门类档案统一、综合管理。

一）、总体目标

1、 传统档案数字化：用于将历史的纸质载体档案、音像档案等保存到计算机设备；

2、 档案归档：业务档案归档管理；

二）、系统需求

我院目前的需求主要是：建设全面的档案管理系统，实现与现有其它系统通过接口自动归档，将纸质的档案扫描归档，建成全面的、规范的、专业化的档案信息库。

三、系统功能介绍

基于大型数据库SQL SERVER、ORACLE开发的档案管理信息系统，能在百万条目下3秒内检索结果，能存储百万卷的原文，并能进行WEB上的检索。本系统提供了基本覆盖文件中心的各项工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、开放档案鉴定、多全宗管理、特种载体档案管理、跨全宗检索、查阅利用等功能模块。

u 系统原理及流程

可利用扫描仪将档案资料以图像方式扫描输入计算机,通过高倍率图像压缩后存入光盘。查阅时通过数据库进行检索，查找到的档案资料直接以图像方式在计算机屏幕上显示，实现档案的原文存储与管理。 档案资料通过计算机存入光盘后，局域、城域网络上的各工作站即可浏览查阅，并可通过激光打印机输出其复制件。系统用于办公及档案管理自动化，实现从文件登记录入、立卷归档到档案管理整个处理过程的自动化。

1）、用户管理

系统设置表管理：提供了系统全部数据库的用户管理模式。

系统用户管理：提供了系统用户的建立、修改、删除及用户权限的设定。

2）、备份系统

 提供了系统全部数据库的数据备份及恢复。数据能做到实时的双机容错备份，利用磁盘阵列解决灾难恢复，能保证系统出现故障自动进行切换到实时备份系统中。

3）、文档形式全面

 扫描文档支持Twain标准、数据库(SQL、DBF、MDB等) Word文件、txt文件、html语言、图象（JPG、TIF、BMP、GIF等）、Delphi文件、Excel文件、Power Point文件。

4）、高倍率扫描压缩

  通用扫描软件、实现档案原件的无缝连接。软件采用霍芙曼压缩算法，压缩比高（1：30）。650M的CD能存储大约2万至3万张扫描件或20,000至50,000份电子文档，图像的压缩比可达1:100。一间普通办公室就可具有一个大型档案馆的存储能力，支持光盘刻录机、光盘机、光盘塔、光盘库。

5）、远程查询

  可通过网络实现远程异地的档案资料的查询、浏览利用。

6）、数据智能备份

  可实时对数据进行备份,确保数据的完整无损

7）、完善的网络用户管理

⊙可用分类授权和记录授权的方式设置权限和口令，确保档案的安全和保密

⊙可以对部门及用户授权（以组的形式），授权划分得细致而且严密，可以严格规定用户部门与名称；

⊙可以限制对不同文档的查询、修改权限。保护用户的硬件、软件和网络资源的投资，保护用户在使用上的信息上的投资提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性可以不断地增加管理的类别；

⊙设定各类资料的管理的字段项目。诸如资料名称、项目、主题词、档案形成日期、修改情况等属性以便快捷全面地重用重要的资料信息。

8）、档案编研功能

可借助汉字识别技术与本系统文字处理技术成功实现了档案编研、大事记、史志等功能。

9）、灵活字段及索引

结构为开放型数据，数据库的各种表的字段以树型列出，在权限许可下随时可更改其结构。

10）、系统的可构造性

档案原件的扫描管理、照片、录像的多媒体信息管理、ISO 9000X文档管理及设计文档系统管理等的多种应用。  

u 档案业务综合管理系统主要特点

（1）系统是档案平台性软件

系统能对档案分类、档案类型、档案著录项目、档案报表进行用户定制，方便将来业务规则变更本局档案人员自己能进行相应调整。软件能根据档案人员的要求进行编制相应专题目录、各种数据索引。

（2）实体档案与电子文件的借阅与归还

工作人员可以在网上提出档案借阅申请，也可以直接来档案馆借阅。对于网上借阅，档案管理人员应该可以在网上对借阅申请进行审批，审批通过后才可借审。无论是当面借阅还是网上借阅，除了对借阅者的权限进行审批外，还必须对所有的借阅行为做一个记录，方便日后的查询和管理。

（3）档案统计与年报

档案人员能进行各种角度的统计，如按保管期限、分类、机构、密级等项目进行库存的统计。并且能根据统计信息形成企业年报。系统还能方便的为档案员提供各个全宗的归档情况、病历档案情况、销毁情况、移交情况。

（4）归档文件整理规则与传统立卷

能根据中华人民共和国档案行业标准DAT/22-2000《归档文件整理规则》，进行档案归档整理、整理规则档案人员能进行选择

按年度——保管期限分类。

按机构——年度——保管期限分类。

能对传统档案类型进行立卷、立卷后能进行各种编目输出。

（5）档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁、编研八个业务环节。各个环节彼此要相互衔接，形成有机整体。

（6）档案原文管理

系统实现对纸张、照片、录音、录像、磁带、电子文件等原文资料的采集、转换、识别、压缩、加密、管理、发布和检索利用等功能。

（7）系统管理     

包括用户权限、代码维护、数据备份、系统日志、系统帮助、软件说明书等

（8）用户权限管理

系统可根据用户权限来决定用户可以进行的操作类别和可以借阅的档案类别来进行各种权限分类。

（9）代码维护

系统的代码维护是指为了方便维护人员的维护以及系统以后信息的扩充，对那些信息项并不确定的字段设置代码维护，在维护人员填写相关信息时只需进行选择即可。

（10）数据备份

维护人员可以定期、不定期对系统内数据做部分备份，全备份，增量备份等多种方式备份，并且所备份的资料也建立备份记录，方便日后的查询与恢复。

数据的备份与恢复应该由维护人员发出指令，系统自动完成，不需要过多人为干预。

（11）系统日志

系统的日志信息中必须记录用户对系统所做过的操作，有助于进行系统管理。系统日志中要记录用户名、访问的模块名、登录的IP地址、进入时间、离开时间、以及该用户的读写权限。由于日志的数据比较多，可以由管理员进行数据的删除。

（12）系统帮助

系统各功能模块均需要提供详尽的在线帮忙，以便用户在使用相关功能出现问题时随时查看。

档案业务流程管理系统通过政府信息网处理档案馆（室）所有档案管理业务。包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用等。

本系统设计在功能上能对档案馆和各基层档案室的所有档案进行管理，包括纸质档案和电子档案；实现档案业务的两种整理方法；管理文书档案、科技档案、会计档案实物档案等。在业务上遵循国家档案局有关业务规范，但在实施上根据区域档案室的利用需求和管理的可操作性进行了一些调整，如数据库的彻底校对等。在技术上也根据各档案室的实际情况提供了各种不同层次的版本。基于英特网的B/S结构。可提供不同单位、不同发展阶段的管理系统。

功能设计标准

1、档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、统计报表、借阅管理、安全保密、系统维护、系统设置、光盘制作等基本功能，并能辅助实体管理及根据特殊需求增扩其他相应功能。

2、档案管理软件的功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

3、档案管理软件的安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。

4、档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。

5、档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

6、档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。

数据管理功能

1、数据管理部分应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除，数据转换。

2、数据库的数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。

3、数据项的设置应符合《档案著录规则》的规定。

4、系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。系统应具有电子文件的批量挂接功能，将已录入的档案记录和电子档案原件根据某种规则自动对应。

5、各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。

确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

6、具有数据转换功能，可以将以前使用其他管理软件录入的档案数据，转换到新的档案库中。

7、通过接口程序，可以将其它系统的文件数据信息转换到电子档案管理系统的数据库中。

整理编目功能

1、整理编目部分应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、自动组卷、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

2、整理编目部分应能满足下列主要要求：

  （1）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；

 （2）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；

  （3）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；

  （4）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；

  （5）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

检索查询功能

  1、检索查询部分应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能和IE检索方式。

  2、检索查询部分必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项和文件编号、档号等辅助检索项。

  3、检索查询部分应能满足下列主要要求：

  （1）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化；

  （2）能根据需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；

  （3）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或输出等技术处理。

 4、能使用户的计算机在不安装专用软件的情况下通过IE浏览器进行档案的检索查询，并可根据权限进行浏览和下载。

 5、建立电子档案管理网站，作为公司本部档案信息发布、查询和下载利用的平台。

6、网上的检索查询均受用户和档案权限的限制。

统计报表功能

统计报表功能应包括报表设计、统计项设置、齐全的统计功能和完备的打印输出功能。系统应能完成档案工作所需的任意报表的设计，统计各种档案数据、借阅、网上查询、系统日志等内容，打印档案管理有关的报表和统计内容。

档案数据交换接口模块

系统必须具备各个档案模块上游数据自动归档，系统在设计上采用灵活的自定义模式构筑系统结构，允许用户按照代理方式或人工干预进行数据交接，按照档案类型和业务系统对应定义著录项目属性，如文书、会计、设备档案等的分类方式等，从而使系统具有极好的自适应性和业务扩展性，系统自定义与辅助业务办公规范化相结合 。

档案数字加工系统

ü 基于TWAIN和ISIS高速接口的扫描模块，可与市面上所有基于这两个标准的扫描仪(平板和高扫)相连；  

ü 支持TIF（压缩/非压缩）(单页/多页)，JPG(自由调整压缩比)，GIF，BMP，EIS(自由调整压缩比)，PDF(单页/多页)影像格式；

ü 系统自带有WORD、HTML文档转换工具，可以将扫描的文件转换成WORD、HTML文件，方便其它系统利用和发布。  

ü 支持双面/单面扫描、删除页、删除整卷、缩略图、插扫(单页/多页)、替换影像(单页/多页) 、追加影像。  

ü 支持文档批量扫描，通过特殊条码纸做为文档之间的分隔。  

ü 特有的EIS格式在不采用压缩格式相对TIF－G4格式字节量还小20%；  

ü 能够浏览多达60余种影像格式，100多种分格式。如：TIF分为无压缩TIF、LZW压缩TIF、G1、G2、G3、G4等多种分格式；  

   3、将开标及投标截止时间：由2015年4月23日14时00分延期至2015年4月29日14时00分。

四、采购人：灵武市人民检察院    

    联系人：查学平              联系电话：13995396028 

五、代理公司联系人：郝仓     联系电话：0951-6193344-108  

六、网上查询：中国政府采购网、宁夏政府采购网、银川市公共资源交易网发布 

                         宁夏信安永达招标代理有限公司

                               2015年4月15日